Мабуть, жоден сучасний директор, керівник, начальник вже не уявляє своє робоче життя без особистого секретаря. По-перше, мати помічника дуже престижно. По-друге, дійсно грамотний і відповідальний секретар стає «правою рукою» шефа, незамінною людиною на підприємстві і, що найголовніше, гарантом того, що ви завжди встигнете вчасно, нічого не забудете, і завжди будете тримати руку на пульсі. Погодьтеся, це дуже важливо в шаленому ритмі сучасного життя. Ну і, нарешті, на секретаря завжди можна перенаправити небажаний телефонний дзвінок, доручити помічникові спілкування з неприємним клієнтом або попросити референта організувати приватне торжество. Дуже зручно, чи не так?
Секретар, референт, офіс-менеджер, особистий помічник: спільне та відмінне
Як ви помітили, одного і того ж офісного працівника можна називати по-різному. Чи змінюється суть виконуваних обов'язків від того, як звучить посаду? Давайте розберемося.
Словом « секретар »позначають посаду людину, яку наймає окрема особа або компанія для ведення діловодства, допомоги в роботі з кореспонденцією, організації зустрічей і заходів, виконання особистих розпоряджень керівника, прийому телефонних дзвінків і т.п. Загалом, секретар - дуже багатогранний і узагальнюючий термін, що включає в себе багато можливі посадові обов'язки. Тому останнім часом стало загальноприйнятим використання таких понять як секретар-референт і офіс-менеджер.
В обов'язки референта зазвичай входять: ведення телефонних переговорів, ділового листування, організація відряджень керівника, контроль документів, прийом відвідувачів, формування справ, робота з офісною технікою. За великим рахунком, секретар-референт - це технічний виконавець. Ось чому на цю посаду часто беруть шукачів без вищої освіти, особливих навичок і навіть без досвіду роботи.
А от для роботи офіс-менеджером потрібні особливі знання, наприклад, в області діловодства та документознавства. Обов'язки такого секретаря набагато ширше, ніж обов'язки референта. Особистий помічник повинен мати ще більш глибокими навичками, особистісними та професійними якостями, адже помічники - це ті люди, які пам'ятають всі і завжди, від яких залежить успіх ділової зустрічі керівника або святкування ювілею, і які супроводжують свого шефа практично завжди і всюди. До речі, варто відзначити той факт, що в трудових книжках (за умови офіційного працевлаштування, природно) рідко роблять записи «помічник керівника» або «референт». Найчастіше подібна посаду записується як «секретар керівника».


Які вимоги висуваються до потенційних секретарям?
Якщо ви шукайте роботу секретаря, слід знати хоча б основні вимоги, які роботодавці висувають до претендентів. Звичайно ж, кожен окремий випадок відрізняється масою нюансів, та й кожен керівник бачить свого секретаря в особливому світі. Для когось зовсім неважливо наявність вищої освіти, інші начальники ставлять в основу знання іноземних мов, деяким важливо лише, яку каву варить секретар або як він (вона) виглядає. До речі, ось що важливо знати. Роботодавець може довго і старанно розповідати вам про те, що йому потрібно від секретаря і чим ви будете займатися, тільки от читачам МірCoветoв не варто звертати на ці промови уваги. Повірте, на ваші плечі буде покладено безліч обов'язків, набагато більше, ніж описано в посадовій інструкції і чим вам розповіли на співбесіді. Робиться це для того, щоб не злякати потенційного працівника. Розрахунок робиться на те, що в процесі роботи вам буде простіше «підкинути» нову обов'язок або покласти на вас виконання особливих доручень (жоден начальник не скаже вам на співбесіді, що ви повинні будете нагадувати йому дати народження його дружини і коханок, але на практиці буде саме так).
Отже, основні вимоги. Я влаштовувалася на посаду секретаря двічі, і обидва рази вони були дуже схожими:
закінчена вища освіта (ну якого керівнику сподобається, що його помічник буде відлучатися на сесії в самий невідповідний момент?);
досвід роботи (необов'язково, але вкрай бажано);
приємна зовнішність;
вміння працювати з офісною технікою, знання комп'ютерних програм, навички роботи в інтернеті;
комунікабельність, грамотна мова, вміння викладати свої думки в усній і письмовій формі;
володіння одним або кількома іноземними мовами;
вік від 18 до 35 років;
самоорганізація, відповідальний підхід до виконання поставлених завдань, бажання вчитися;
можливість працювати не нормованої (отже, «сімейні» жінки, які претендують на посаду секретаря, роботодавців рідко цікавлять).
Як я вже говорила, це дуже узагальнений список вимог до потенційного референту і в кожного роботодавця він свій. Ніколи не варто відмовлятися від співбесіди, якщо в цьому списку ви побачите якийсь пункт, в якому ви не дуже сильні. Повірте, ваші інші достоїнства швидко перекриють всі ваші слабкі сторони.

Історія моєї кар'єри
Коли я закінчила університет, у мене не було ні досвіду роботи, ні впевненості в тому, що я швидко зможу влаштуватися хоч на якусь фірму. Тому коли я подзвонила по першому ліпшому оголошенню з текстом «Потрібен секретар керівника на пивобезалкогольний комбінат» і мене відразу ж запросили на співбесіду, я була вкрай здивована. Ще більше я здивувалася, коли після співбесіди мені запропонували вийти на роботу в цей же день. Природно, я погодилася. Зарплата мене, вчорашню студентку, влаштовувала, директор мені сподобався, та й робота здавалася незапорошеною. Багато що було для мене новим, багато я не знала і доводилося вчитися на власних помилках, адже допомогти і підказати було нікому. Я була дуже вдячна колективу та директору за те, що вони з розумінням поставилися до моїх прорахунків і не судили строго за помилки і недоробки. В принципі, з усіма основними обов'язками я справлялася на «відмінно»: переговори, ділове листування, оформлення посвідчень про відрядження, прийом гостей, робота з офісною технікою, чай-кава директору і його гостям. Загалом, ніяких екстремальних доручень я не виконувала, кадровими питаннями не займалася, йшла з роботи за розкладом і мала законний годину на обід. Поступово я стала відкривати для себе «закулісся» життя вищих посадових осіб підприємства. Поваги я добилася виключно своїми вчинками, хоча не приховую, були й такі колеги, які просто соромилися сказати мені щось зайве або образливе, адже я була найближче до шефа, а його всі боялися.
Секретарем директора я пропрацювала майже рік, після чого мене підвищили на посаді і перевели в інший відділ. Йдучи з поста секретаря, я вміла дуже багато що і була впевнена, що якщо доведеться починати все спочатку, у мене є досвід і багаж знань. Резюме з вказаною посадою секретаря керівника, розісланий через кілька років у мережі інтернет, зробило свою справу і мене запросили на роботу особистим помічником директора у велику комерційну структуру. Мій досвід роботи і володіння іноземними мовами стали головним критерієм моєї перемоги в конкурсі на заняття вакантного місця.
Як я і очікувала, посада особистого помічника кардинально відрізнялася від посади звичайного секретаря. Мені не довелося відповідати на загальні дзвінки, робити шефу чай, ксерокопіювати документи або підписувати конверти для відправки кореспонденції, ніж я звикла займатися на заводі. Мене відразу ж «занурили» з головою в особисте життя начальника, в організацію всіх його зустрічей і заходів, виконання особливих доручень (наприклад, підібрати подарунок на ювілей його друга або повідомити колезі погану новину). Мій розмірений життєвий графік кардинально змінився. Працювати доводилося по 10 годин на добу без обіду і перерв на каву. У передсвяткові дні сидіти в офісі допізна, підписуючи листівки, вважалося нормальним, а робота у вихідні дні - природним процесом. Я супроводжувала директора на заходах, організовувала його поїздки за кордон, ділові переговори з партнерами, купувала-продавала, шукала інформацію в інтернеті, займалася сотнею дурних звітів. Найголовніше - я підлаштовувалася під постійно мінливий настрій шефа, а щоб уникнути його гніву намагалася зробити свою роботу максимально швидко, якісно і ідеально. У мене відмінно виходило організовувати, і мене постійно просили щось організувати. Я була перекладачем, коли до шефа приїжджали іноземні партнери. Загалом, чого я тільки не робила на посаді особистого помічника. Зараз згадую це місце роботи з вдячністю, незважаючи на всі нерви, дрібні неприємності і докори. Це була справжня школа життя, яка мене остаточно розкріпачила, навчила спілкуватися з людьми різних рівнів і рангів, дала безцінний багаж знань і умінь.
Порівнюючи два місця роботи, дві посади можу з упевненістю сказати: бути звичайним секретарем - нудно і рутинно (хоча кожному своє , звичайно), бути помічником керівника - цікаво, пізнавально, корисно. Після тієї школи, яку я «закінчила», я з легкістю пішла на підвищення, мені стали пропонувати цікаві посади, запрошували в чудові проекти. Працюючи звичайним секретарем, я ніколи не отримувала тих позитивних емоцій, які супроводжували мене впродовж всієї моєї роботи помічником директора. Я вважаю, що я не дарма пройшла цей шлях від початку і до кінця, відшліфувавши всі свої початкові знання і зміцнивши нові навички. Я знайшла себе, я стала незамінною людиною, я заслужила повагу колективу та начальника. Воно того варте, правда.
---
А ви бачили Ландшафтный дизайн Киев, якщо ні то варто глянути.